Informativa sulla privacy

LIBRO III. PROTEZIONE DEI DATI, PRIVACY, HOSTING E ACCORDO SUL TRATTAMENTO DEI DATI

A. Principi Generali

HAQQ riconosce l'importanza della privacy, della riservatezza, della cybersicurezza, del segreto professionale e della protezione dei dati nella fornitura di servizi di tecnologia legale. HAQQ tratterà i Dati Personali del Cliente in conformità al presente Libro III, alla legge applicabile e alle istruzioni documentate del Cliente ove HAQQ agisca in qualità di Responsabile del trattamento.

Il presente Libro III costituisce parte integrante dell'Accordo e opera come accordo sul trattamento dei dati nella misura in cui HAQQ tratti i Dati Personali del Cliente per conto di un Cliente in qualità di Responsabile del trattamento, prestatore di servizi o ruolo equivalente.

B. Ruoli delle Parti

Per gli Abbonamenti Business, il Cliente generalmente determina le finalità e i mezzi del trattamento dei Dati del Cliente inseriti nell'Ecosistema e agisce in qualità di Titolare del trattamento. HAQQ tratta tali Dati del Cliente per conto del Cliente e agisce in qualità di Responsabile del trattamento, salvo i casi in cui HAQQ determini le finalità e i mezzi del trattamento per le proprie legittime operazioni aziendali o obblighi di legge.

Per gli Abbonamenti Personali, HAQQ può agire in qualità di Titolare del trattamento per le informazioni dell'account, i dati di fatturazione, i dati di utilizzo, la prevenzione delle frodi, l'assistenza clienti e il trattamento ai fini di conformità. Qualora un Abbonato Personale carichi dati personali di terzi, l'Abbonato Personale può agire in qualità di Titolare del trattamento per tali dati di terzi e HAQQ può agire in qualità di Responsabile del trattamento per tali dati.

HAQQ agisce in qualità di Titolare del trattamento autonomo per il trattamento necessario alla propria fatturazione, contabilità, fiscalità, prevenzione delle frodi, conformità alle sanzioni, monitoraggio della sicurezza, azioni legali, amministrazione dei prodotti, conformità interna e obblighi di governance societaria. Lo sviluppo interno dei prodotti da parte di HAQQ non comporta l'addestramento, la messa a punto (fine-tuning) o il miglioramento di modelli di IA sulla base di Dati del Cliente, Dati di Pratica, prompt, output o contenuti dell'Utente, salvo i casi espressamente concordati in un accordo scritto separatamente sottoscritto e consentito dalla legge.

C. Applicazione Trans-Giurisdizionale

La residenza dei dati determina la posizione di hosting predefinita e può incidere sui meccanismi di trasferimento, sugli impegni di hosting locale e sulle garanzie tecniche applicabili ai Dati del Cliente. Tuttavia, le leggi in materia di privacy e protezione dei dati applicabili a una particolare attività di trattamento possono dipendere anche da fattori ulteriori, inclusi la posizione dell'interessato, lo stabilimento o la sede di attività del Titolare o del Responsabile del trattamento, la giurisdizione in cui i servizi sono offerti o destinati, le leggi imperative a tutela dei consumatori o della privacy, la natura dei dati trattati e qualsiasi accordo o Proposta Ufficiale separatamente sottoscritti.

HAQQ tratterà i Dati Personali del Cliente in conformità alle Leggi Applicabili sulla Protezione dei Dati applicabili a HAQQ nel suo ruolo di Titolare del trattamento, Responsabile del trattamento, prestatore di servizi o ruolo equivalente. Il Cliente resta responsabile di determinare e rispettare le leggi applicabili alla propria raccolta, utilizzo, invio e trattamento dei Dati del Cliente.

Esempi di leggi sulla privacy potenzialmente rilevanti includono il GDPR, l'UK GDPR, l'UAE PDPL, il KSA PDPL, l'Oman PDPL, il Kuwait CITRA Data Privacy Protection Regulation, il Bahrain PDPL e la Legge libanese n. 81 del 2018. Tali esempi sono illustrativi e non escludono l'applicazione di altre leggi imperative in materia di privacy, consumatori, cybersicurezza, telecomunicazioni, segreto professionale o leggi settoriali specifiche.

D. Principi di Trattamento

HAQQ tratta i dati personali in conformità ai seguenti principi:

• Liceità, Correttezza e Trasparenza. I dati sono trattati su una base giuridica e descritti tramite i presenti Termini e le informative applicabili.
• Limitazione delle Finalità. I dati sono trattati per finalità determinate, esplicite e legittime connesse ai Servizi.
• Minimizzazione dei Dati. I dati trattati sono limitati a quanto adeguato, pertinente e necessario per le finalità applicabili.
• Esattezza. Sono adottate misure ragionevoli per mantenere i dati esatti e aggiornati ove HAQQ controlli i dati.
• Limitazione della Conservazione. I dati sono conservati solo per il tempo necessario, fatti salvi i requisiti legali, normativi, di backup, audit, sicurezza, fatturazione e contenzioso.
• Integrità e Riservatezza. I dati sono protetti mediante misure tecniche e organizzative adeguate al rischio.
• Responsabilizzazione. HAQQ mantiene politiche, registri e documentazione progettati per dimostrare la conformità ai propri obblighi.

E. Categorie di Dati Trattati

HAQQ può trattare le seguenti categorie di dati:

• Dati Identificativi: nomi, titoli, identificativi, identificativi professionali, identificativi rilasciati dalle autorità ove richiesto e identificativi dell'account.
• Dati di Contatto: indirizzi email, numeri di telefono, indirizzi, dettagli dell'organizzazione e preferenze di contatto.
• Dati Professionali: qualifica professionale, studio o organizzazione, iscrizione all'albo, licenze professionali, aree di pratica, credenziali e informazioni sul ruolo.
• Fascicoli di Causa e di Pratica: documenti legali, contratti, atti, memorie, prove, corrispondenza, materiali di discovery, documenti probatori, atti giudiziari, note di pratica, attività, udienze, scadenze (milestone) e record correlati.
• Dati CRM: record dei clienti, record di contatto, storico delle relazioni, dati di fatturazione, registri delle ore lavorate, note, comunicazioni e registri delle interazioni.
• Dati di Autenticazione: nomi utente, password sottoposte a hashing, token, fattori MFA, risposte alle sfide di sicurezza, credenziali di accesso e identificativi di sessione.
• Metadati di Sistema: indirizzi IP, identificativi del dispositivo, tipi di browser, dati del sistema operativo, log, marche temporali, posizione derivata da IP o impostazioni del dispositivo, diagnostica, dati di prestazione e tracciati di attività.
• Dati di Fatturazione e di Interfaccia di Pagamento: dati delle fatture, dati di abbonamento, riferimenti di transazione, stato dei pagamenti, dati fiscali, dati del profilo di fatturazione e metadati di pagamento limitati. I dati completi delle carte di pagamento sono trattati dal Partner di Pagamento o da un processore conforme allo standard PCI-DSS, e non da HAQQ salvo quanto espressamente dichiarato.
• Dati di Assistenza: ticket di assistenza, contenuti delle chat, screenshot, file diagnostici, passaggi di riproduzione, log e comunicazioni con HAQQ.
• Dati Derivati: telemetria anonimizzata e aggregata, parametri di utilizzo, analisi delle prestazioni, dati di affidabilità e diagnostica di sicurezza che non identificano Clienti, Utenti, Client o interessati.

F. Dati Sensibili e Categorie Particolari di Dati

HAQQ non richiede ai Clienti di inviare categorie particolari di dati personali, dati relativi a reati, dati sanitari, dati biometrici, dati di minori, dati di conti finanziari, prove di contenzioso, informazioni coperte da privilegio o altre informazioni sensibili o regolamentate, salvo che tali dati siano necessari per l'utilizzo autorizzato dei Prodotti da parte del Cliente.

Poiché i Prodotti possono essere utilizzati per la gestione dello studio legale, la gestione delle pratiche, l'acquisizione di clienti, l'assistenza Legal AI, l'archiviazione di documenti, la fatturazione e la comunicazione e-Client, i Clienti possono scegliere di caricare o trattare informazioni sensibili all'interno dei Fascicoli di Causa e di Pratica. Qualora un Cliente invii dati sensibili o appartenenti a categorie particolari, il Cliente dichiara e garantisce di disporre di una base giuridica, di un valido consenso ove richiesto, di adeguate informative, di un'autorizzazione professionale, dell'autorità in materia di riservatezza e di qualsiasi base normativa richiesta per trattare tali dati tramite i Prodotti.

HAQQ applicherà le misure tecniche e organizzative descritte nel presente Accordo, ma il Cliente resta responsabile di determinare se i Prodotti siano appropriati per la sensibilità, la giurisdizione e lo stato normativo dei dati che invia. HAQQ può rifiutare, sospendere, limitare, cancellare, mettere in quarantena o richiedere garanzie aggiuntive per categorie di dati che HAQQ ragionevolmente determini comportino un rischio legale, di sicurezza, normativo, operativo o di sicurezza (safety) inaccettabile, fatte salve la legge applicabile e qualsiasi accordo separatamente sottoscritto.

G. Finalità del Trattamento

HAQQ tratta i dati per le seguenti finalità:

• registrazione dell'account, verifica dell'identità, autenticazione e gestione degli accessi;
• erogazione e amministrazione dei Prodotti e Servizi;
• gestione delle cause e delle pratiche tramite e-Firm;
• recupero, indicizzazione, sintesi, assistenza alla redazione, estrazione, classificazione, assistenza ai flussi di lavoro e contestualizzazione specifica del tenant tramite Legal AI;
• comunicazione e-Client, scambio di documenti, visibilità delle fatture e funzionalità del portale clienti;
• elenco dei profili nella Legal Directory, ricerca, richiesta e funzionalità di matching;
• flussi di lavoro istituzionali eBar;
• funzionalità del livello tecnologico eWallet e supporto all'interfaccia di pagamento;
• fatturazione, emissione di fatture, gestione degli abbonamenti, contabilità, fiscalità e riscossione;
• assistenza, risoluzione dei problemi, manutenzione, risposta agli incidenti e miglioramento del servizio;
• monitoraggio della sicurezza, prevenzione delle frodi, rilevamento degli abusi, screening sanzioni, supporto AML/CTF ove applicabile e conformità;
• audit, gestione del rischio, azioni legali, risposta alle autorità di regolamentazione ed esecuzione del presente Accordo;
• telemetria anonimizzata e aggregata per prestazioni del servizio, affidabilità, pianificazione della capacità, diagnostica, sicurezza e analisi operative;
• qualsiasi altra finalità autorizzata dal Cliente o richiesta dalla legge.

H. Base Giuridica

Ove HAQQ agisca in qualità di Titolare del trattamento, HAQQ può fondarsi su una o più basi giuridiche, inclusi l'esecuzione di un contratto, l'adempimento di obblighi di legge, i legittimi interessi, il consenso, l'accertamento o la difesa di azioni legali o altre basi giuridiche riconosciute dalla legge applicabile.

Ove HAQQ agisca in qualità di Responsabile del trattamento, il Cliente è responsabile di individuare e documentare la base giuridica per i Dati Personali del Cliente inviati ai Prodotti. HAQQ tratta tali dati sulla base delle istruzioni documentate del Cliente, inclusi il presente Accordo, i Moduli d'Ordine applicabili, le Proposte Ufficiali, le configurazioni della piattaforma e le azioni degli Utenti autorizzati.

I. Obblighi del Responsabile del Trattamento

Ove HAQQ agisca in qualità di Responsabile del trattamento, HAQQ dovrà:

• trattare i Dati Personali del Cliente esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Cliente, salvo che sia richiesto dalla legge;
• assicurare che le persone autorizzate a trattare i Dati Personali del Cliente siano vincolate da obblighi di riservatezza;
• implementare misure tecniche e organizzative appropriate come descritto nel presente Accordo;
• assistere il Cliente, tenuto conto della natura del trattamento, nel rispondere alle richieste degli interessati ove richiesto dalla legge;
• notificare al Cliente le Violazioni dei Dati Personali confermate in conformità alla Sezione P;
• assistere nelle valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e nelle consultazioni delle autorità di controllo ove richiesto dalla legge e ragionevolmente necessario;
• rendere disponibili le informazioni ragionevoli necessarie a dimostrare la conformità, fatti salvi riservatezza, sicurezza e proporzionalità;
• restituire, cancellare, anonimizzare o rendere inaccessibili i Dati Personali del Cliente in conformità alla Sezione Q; e
• imporre adeguati obblighi di protezione dei dati ai subresponsabili del trattamento.

J. Obblighi del Cliente

Il Cliente dovrà:

• raccogliere, utilizzare, inviare e trattare i Dati del Cliente in modo lecito;
• fornire tutte le informative e ottenere tutti i consensi, le autorizzazioni, le autorizzazioni dei clienti, le approvazioni professionali e le basi giuridiche richieste per l'utilizzo dei Prodotti;
• assicurare che i Dati del Cliente non violino diritti né infrangano la legge;
• configurare in modo appropriato i permessi, i diritti di accesso, le impostazioni di conservazione e le funzionalità del prodotto;
• rispondere alle richieste degli interessati ove il Cliente sia Titolare del trattamento;
• mantenere un'adeguata sicurezza per i propri sistemi, dispositivi, credenziali e utenti;
• notificare tempestivamente a HAQQ gli incidenti sospetti che interessano i Prodotti o i Dati del Cliente;
• rispettare gli obblighi applicabili in materia di segreto professionale, riservatezza, privilegio, obblighi giudiziari, dell'albo e di consenso del cliente; e
• manlevare HAQQ per le pretese derivanti dal trattamento illecito del Cliente, dai Dati del Cliente o dalla violazione del presente Accordo, fatto salvo il Libro XIV.

K. Diritti degli Interessati

HAQQ agevolerà le richieste di esercizio dei diritti come richiesto dalle Leggi Applicabili sulla Protezione dei Dati. I diritti degli interessati possono includere l'accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, la portabilità, l'opposizione, la revoca del consenso e il reclamo a un'autorità di controllo.

Le richieste devono essere inviate a info@haqq.ai o ad altro indirizzo designato da HAQQ. Ove HAQQ agisca in qualità di Responsabile del trattamento, HAQQ può rinviare la richiesta al Cliente e agire sulla base delle istruzioni documentate del Cliente, salvo che la legge richieda di rispondere direttamente. HAQQ può richiedere una ragionevole verifica dell'identità e può rifiutare o addebitare un costo per le richieste ripetitive, manifestamente infondate, eccessive o illecite ove consentito dalla legge.

L. Subresponsabili del Trattamento

Il Cliente autorizza HAQQ a ricorrere a subresponsabili del trattamento in connessione con i Servizi. I subresponsabili possono includere prestatori di cloud hosting, prestatori di infrastrutture, prestatori di archiviazione dati, prestatori di analisi, prestatori di interfacce di pagamento, prestatori di comunicazioni, sistemi di assistenza, prestatori di infrastrutture di IA, servizi di identità, strumenti di sicurezza e altri prestatori di servizi ragionevolmente necessari per l'Ecosistema.

HAQQ selezionerà i subresponsabili con ragionevole diligenza e stipulerà accordi scritti che impongano obblighi di protezione dei dati non meno protettivi di quelli richiesti dalle Leggi Applicabili sulla Protezione dei Dati. HAQQ resterà responsabile degli atti e delle omissioni dei subresponsabili nella misura richiesta dalla legge e dal presente Accordo.

HAQQ manterrà un elenco dei subresponsabili o un meccanismo di notifica equivalente che identifichi i subresponsabili rilevanti, la loro funzione e la loro posizione o regione di trattamento ove commercialmente praticabile. HAQQ può fornire l'elenco tramite la Piattaforma, un Trust Center, notifica via email, allegato contrattuale o su richiesta scritta.

Un Cliente può opporsi in buona fede a un nuovo subresponsabile notificandolo a HAQQ per iscritto entro quindici (15) giorni dalla notifica. L'opposizione deve indicare una ragionevole base legale, di sicurezza, di riservatezza, di responsabilità professionale o normativa. Qualora l'opposizione non possa essere ragionevolmente risolta, HAQQ può adottare soluzioni alternative commercialmente ragionevoli oppure il Cliente può cessare unicamente il Prodotto o l'attività di trattamento interessati, senza penalità, fatto salvo il pagamento dei corrispettivi non contestati maturati prima della cessazione.

M. Misure di Sicurezza

HAQQ implementerà e manterrà misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. Le misure possono includere:

• cifratura in transito e a riposo;
• controlli degli accessi basati sui ruoli;
• isolamento del tenant;
• logging e monitoraggio;
• gestione delle vulnerabilità;
• revisioni degli accessi;
• accesso secondo il principio del privilegio minimo;
• procedure di risposta agli incidenti;
• misure di backup e disaster recovery;
• obblighi di riservatezza del personale;
• formazione sulla sicurezza;
• pratiche di sviluppo sicuro;
• sicurezza fisica e ambientale tramite i prestatori di hosting;
• test di penetrazione, valutazioni, audit o revisioni di certificazione ove applicabile; e
• chiavi di cifratura gestite dal cliente ove disponibili per i livelli di abbonamento applicabili.

Qualsiasi riferimento a SOC 2, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 42001, GDPR o ad altri framework indica che il programma di sicurezza, privacy e governance dell'IA di HAQQ è progettato per allinearsi ai relativi controlli od obblighi. Non costituisce una dichiarazione che ogni Prodotto, funzionalità, posizione di hosting, distribuzione ospitata dal partner, ambiente gestito dal cliente, funzionalità beta, integrazione o servizio di terzi sia coperto dalla medesima certificazione o ambito di audit.

N. Trasferimenti Internazionali

HAQQ offre la residenza regionale dei dati ove disponibile e ospita i dati in-regione per impostazione predefinita ove ciò sia espressamente impegnato in un Modulo d'Ordine, in una Proposta Ufficiale o in una configurazione della piattaforma. Trasferimenti transfrontalieri possono verificarsi ove necessari per assistenza, sicurezza, fatturazione, servizi dei subresponsabili, ridondanza, conformità legale o funzionamento dei Servizi.

Ove richiesto dalle Leggi Applicabili sulla Protezione dei Dati, i trasferimenti possono fondarsi su decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Tipo, addenda del Regno Unito, garanzie contrattuali equivalenti, misure supplementari, consenso esplicito, necessità per l'esecuzione del contratto, accertamento o difesa di azioni legali o altri meccanismi di trasferimento leciti.

Ove richiesto dalle Leggi Applicabili sulla Protezione dei Dati, HAQQ effettuerà o si fonderà su valutazioni d'impatto sui trasferimenti, garanzie supplementari, cifratura, pseudonimizzazione, controlli degli accessi, impegni contrattuali e valutazioni del contesto giuridico progettati per fornire un livello di protezione adeguato al trasferimento.

O. Diritti di Audit ed Evidenze di Conformità

Gli Abbonati Business possono richiedere ragionevoli evidenze di conformità relative agli obblighi di sicurezza, riservatezza e trattamento di HAQQ. Gli Abbonati Enterprise, i Clienti regolamentati e i Clienti con uno specifico obbligo di audit legale o normativo possono richiedere materiali di audit aggiuntivi o procedure di audit, fatti salvi riservatezza, sicurezza, proporzionalità, disponibilità, ambito e corrispettivi applicabili.

HAQQ può fornire evidenze di conformità tramite sintesi esecutive, certificazioni, sintesi di audit, white paper sulla sicurezza, materiali del trust center, sintesi delle politiche o questionari. Le relazioni di audit complete, i dettagli dei test di penetrazione o i materiali di sicurezza sensibili possono richiedere un accordo di riservatezza reciproco e possono essere oscurati per proteggere la sicurezza, la riservatezza, il privilegio o i diritti di terzi.

Gli audit in loco o da remoto sono consentiti solo in circostanze eccezionali in cui i materiali scritti siano insufficienti a soddisfare un obbligo legale o normativo imperativo. Tali audit devono essere limitati nell'ambito, condotti non più di una volta l'anno salvo che la legge lo richieda, soggetti a un preavviso di almeno sessanta (60) giorni, eseguiti durante il normale orario lavorativo, senza disturbare le operazioni di HAQQ, e condotti da revisori indipendenti vincolati da riservatezza.

P. Notifica delle Violazioni

Una Violazione dei Dati Personali indica una violazione di sicurezza che comporta la distruzione, la perdita, la modifica accidentale o illecita, la divulgazione non autorizzata o l'accesso ai Dati Personali del Cliente trattati da HAQQ.

Dopo essere venuta a conoscenza di una Violazione dei Dati Personali confermata che interessa i Dati Personali del Cliente per i quali il Cliente è Titolare del trattamento, HAQQ notificherà il Cliente senza ingiustificato ritardo e, ove fattibile, entro settantadue (72) ore. "Venire a conoscenza" indica il momento in cui HAQQ ha un ragionevole grado di certezza che una violazione si sia verificata e abbia interessato i Dati Personali del Cliente.

La notifica di HAQQ includerà, nella misura nota: la natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e record interessati, le probabili conseguenze, le misure adottate o proposte, il punto di contatto e le raccomandazioni per mitigare gli effetti avversi. Le informazioni possono essere fornite per fasi man mano che divengono disponibili.

Gli allarmi di sicurezza, gli attacchi non riusciti, i tentativi di intrusione bloccati, le segnalazioni di vulnerabilità di routine o gli incidenti che non compromettono i Dati Personali del Cliente saranno gestiti nell'ambito del programma di risposta agli incidenti di HAQQ ma non costituiranno necessariamente notifica di una Violazione dei Dati Personali.

Il Cliente è responsabile di determinare se sia richiesta la notifica alle autorità di regolamentazione, ai tribunali, agli organismi professionali, ai Client o agli interessati, salvo che HAQQ abbia un obbligo legale diretto di notificare. HAQQ fornirà ragionevole assistenza ove richiesto.

Ciascuna parte sostiene i propri costi associati alla gestione della violazione, salvo che la violazione sia causata principalmente dalla violazione del presente Accordo o della legge applicabile da parte dell'altra parte, nel qual caso la parte responsabile sosterrà i costi ragionevoli e dimostrabili, fatto salvo il Libro XIV.

Q. Conservazione, Esportazione e Cancellazione

Salvo che sia diversamente richiesto dalle Leggi Applicabili sulla Protezione dei Dati, da un blocco legale (legal hold), dalla legge fiscale, dai requisiti di audit, dagli obblighi di screening sanzioni, dagli obblighi antiriciclaggio, da un ordine del tribunale, da un obbligo professionale o da un accordo separatamente sottoscritto, HAQQ fornirà una finestra di esportazione di novanta (90) giorni successiva alla cessazione o alla scadenza del relativo Abbonamento affinché il Cliente possa recuperare i Dati del Cliente.

Successivamente alla scadenza della finestra di esportazione di novanta (90) giorni, HAQQ cancellerà, anonimizzerà o renderà inaccessibili i Dati del Cliente dai sistemi di produzione attivi entro un periodo commercialmente ragionevole, fatti salvi gli obblighi di conservazione legali, normativi, di sicurezza, di backup, di disaster recovery, di fatturazione, di audit, di contenzioso e di conformità.

I dati possono permanere in archivi di backup cifrato o di disaster recovery per un periodo non superiore a un (1) anno dalla cessazione, salvo che un periodo più lungo sia richiesto dalla legge, da un blocco per contenzioso, da un'indagine di sicurezza, dall'integrità del disaster recovery o da un'architettura di backup immutabile. I dati di backup non saranno ripristinati in produzione se non per finalità di disaster recovery, sicurezza, continuità, conformità legale o indagine. Qualora i dati di backup siano ripristinati, HAQQ riapplicherà le procedure di cancellazione o anonimizzazione in conformità alla presente Sezione.

HAQQ può conservare i Dati Derivati a tempo indeterminato, a condizione che siano irreversibilmente anonimizzati o aggregati e non costituiscano dati personali ai sensi delle Leggi Applicabili sulla Protezione dei Dati.

Su richiesta scritta, HAQQ può fornire ragionevole conferma della cancellazione, fatte salve le limitazioni di riservatezza, sicurezza, legali e tecniche.

R. Allegato sul Trattamento dei Dati

• Oggetto del Trattamento. HAQQ tratta i Dati Personali del Cliente per fornire, mettere in sicurezza, supportare, mantenere, migliorare e amministrare i Prodotti e i relativi Servizi ai sensi del presente Accordo, dei Moduli d'Ordine applicabili, delle Proposte Ufficiali e dei Capitolati di Lavoro.
• Durata del Trattamento. Il trattamento prosegue per la durata del relativo Abbonamento o Servizio e per qualsiasi periodo di conservazione, esportazione, backup, legale, normativo, di audit, di contenzioso o di conformità successivo alla cessazione descritto nel presente Accordo.
• Natura e Finalità del Trattamento. Il trattamento può includere hosting, archiviazione, recupero, trasmissione, indicizzazione, controllo degli accessi, autenticazione, cifratura, assistenza, risoluzione dei problemi, fatturazione, analisi mediante telemetria anonimizzata e aggregata, recupero e generazione assistiti dall'IA, elaborazione di documenti, gestione delle pratiche, comunicazione con i clienti, supporto all'interfaccia di pagamento, migrazione, integrazione e monitoraggio della sicurezza.
• Categorie di Interessati. Gli interessati possono includere Clienti, Utenti Autorizzati, Titolari dell'Account, amministratori, dipendenti, appaltatori, avvocati, clienti di servizi legali, controparti, testimoni, personale giudiziario, fornitori, contatti, clienti potenziali, professionisti elencati, membri di ordini professionali, Clienti Finali, personale dei Partner e persone i cui dati compaiono nei Dati del Cliente.
• Categorie di Dati Personali. I dati personali possono includere dati identificativi, dati di contatto, dati di autenticazione, dati professionali, dati dell'account, dati CRM, dati di fatturazione, dati di pratica, fascicoli di causa, documenti legali, comunicazioni, metadati, log, dati di utilizzo, dati dell'interfaccia di pagamento, dati KYC o di intake e altri dati inviati dal Cliente.
• Dati Sensibili. Dati sensibili possono essere trattati se inviati dal Cliente in connessione con pratiche legali, acquisizione di clienti, flussi di lavoro professionali, prove, contenzioso, questioni familiari, questioni penali, questioni sanitarie, questioni finanziarie, questioni di lavoro o altri casi d'uso. Il Cliente è responsabile di assicurare un'adeguata base giuridica e adeguate garanzie per tali dati.
• Subresponsabili del Trattamento. HAQQ può ricorrere a subresponsabili come descritto nella Sezione L. L'elenco corrente dei subresponsabili o informazioni equivalenti saranno resi disponibili tramite la Piattaforma, il Trust Center, su richiesta scritta o tramite allegato contrattuale.
• Misure Tecniche e Organizzative. Le misure possono includere cifratura in transito e a riposo, isolamento del tenant, controlli degli accessi, permessi basati sui ruoli, logging, monitoraggio, gestione delle vulnerabilità, risposta agli incidenti, controlli di backup e disaster recovery, riservatezza del personale, formazione, sicurezza fisica e procedure di audit.
• Trasferimenti. I trasferimenti internazionali sono disciplinati dalla Sezione N e possono fondarsi su decisioni di adeguatezza, SCC, addenda del Regno Unito, garanzie contrattuali equivalenti, misure supplementari o altri meccanismi di trasferimento leciti.
• Cancellazione o Restituzione. La restituzione, l'esportazione, la cancellazione, l'anonimizzazione, la conservazione dei backup e la certificazione della cancellazione sono disciplinate dalla Sezione Q e dal Libro XIV.